International Institute of Care to Buildings

Давайте возьмем для примера тривиальную ситуацию:

Средненькая компания занимается ежедневкой и общими спецработами типа мойки стёкол и полов. Какая-то ежедневка есть, которая позволяет держаться на плаву. Есть парочка менеджеров. Сейчас начало февраля.

 

Учитывая то, что компания более-менее стабильна за счет имеющейся ежедневки, я бы предложил разделить работу менеджеров следующим образом:

Один готовит "весенний рывок" (мойка стекол и фасадов)

Второй укрепляет стабильность в направлении ежедневного обслуживания.

Но прежде чем дать команду "Вперед!" очень желательно уточнить задачу для менеджеров.

В первом случае (несколько обобщенно):

Оцениваем свои возможности. К примеру, компания имеет только ручной инструмент для мойки стекол и пару-тройку человек обученных работе.

Соответственно, желательно в первую очередь обратить внимание на стеклянные витрины среднего размера (от 100 до 400 м.кв.) и предпочтительно на первом этаже, а также на здания со штучными окнами, и с любой этажностью (но нужно не забыть побеспокоиться о внутренней страховке рабочих).

Задача менеджеру в этом случае может выглядеть следующим образом:

1) До 15 февраля собрать базу потенциальных объектов с указанными характеристиками, начиная с банков, отдельных магазинов и автосалонов.

2) До 25 февраля дополнить базу организациями-контрагентами, связанными с наиболее привлекательными объектами

3) До 28 февраля согласовать ценовую политику и производственные возможности.

4) До 5 марта подготовить информационные материалы для клиентов

5) С 10 марта начать встречи с клиентами в порядке важности

6) К 25 марта предоставить и согласовать предварительный план выполнения клининговых работ

7) С 25 марта приступить к заключению договоров на выполнение работ

 

Во втором случае (тоже обобщенно):

Необходимо определить производственные возможности компании (в первую очередь по возможным инвестициям в оборудование)

После этого определяются критерии подходящих объектов.

Для небольшой компании это скорее всего будет от 4 до 10 м.кв., с количеством уборщиков от 4 до 20.

Соответственно менеджер должен создать базу объектов, соответствующую вышеуказанным критериям, согласовать ценовую политику и начать встречи с потенциальными клиентами. Опять же в жесткой привязке в календарю.

Это, конечно весьма упрощенно, но смысл такой, что руководство компании должно в соответствующие временные контрольные точки видеть результат работы менеджера, как кабинетный, так и реальный в виде заказов.

 

Далее предлагаю рассмотреть работу отдела продаж клининговых услуг на вышеописанном примере, но с использованием системы управления клининговой компанией 3D-Cleaning Management.

 

Работа руководителя отдела продаж

Для начала внесем в список сотрудников компании работников отдела продаж:

 

Затем создадим из сотрудников отдела продаж группу по продвижению услуг

 

А теперь создаем главное - Проект "Маркетинг и продвижение услуг":

Подобные проекты относятся к категории "процесс".

 

Теперь у нас есть возможность ставить конкретные задачи как всему отделу продаж, так и отдельным менеджерам.

 

Ставим задачи первому менеджеру, указывая даты исполненя и важность задачи.

В результате получаем сводку задач:

Менеджер автоматически получает на свой е-мейл сообщение о поставленной задаче.

Кроме того, он будет получать на е-мейл сообщения о приближающемся сроке окончания выполнения задачи.

Менеджер проекта (в данном случае - начальник отдела продаж), в случае изменения статуса задачи, например, если менеджер изменит статус на "выполнено", автоматически получит сообщение об этом на свой е-мейл.

Аналогично ставим задачи второму менеджеру.

 

Работа менеджера

После того, как руководитель поставил задачи, начинается работа менеджеров.

 

"Весенний рывок"

 

Выполнение Задачи№1 "Создание базы потенциальных объектов"

Эта задача в основном "кабинетная"

Менеджер ознакамливается с поставленной задачей и особенно с её описанием:

 

Для ускорения этой работы можно воспользоваться интернетом, например, различными интернет-каталогами:

Подобный каталог хорош тем, что в нем помимо адресной информации есть и обзорное фото потенциального объекта, позволяющее оценить целесообразность работы с ним.

В результате сбора информации, менеджер должен получить каталог потенциальных объектов, похожий на этот:

 

Выполнение Задачи№2 "Дополнение базы контрагентами"

Эта задача, также в основном "кабинетная".

Для объектов, представляющих наибольший интерес, необходимо определить организации-плательщики, т.е. "контрагентов".

Также необходимо выяснить, кто в этих организациях является лицом принимающим решение, либо влияющим на принятие решения, для осуществления встреч.

Частично эту задачу можно выполнить с помощью Интернета, а частично с помощью обзвона потенциальных контрагентов.

В результате мы получаем взаимосвязанные базы объектов и контрагентов.

 

Выполнение Задачи№3 "Согласование ценовой политики и производств. возможностей"

Эта задача тоже в основном "кабинетная", а также требующая взаимодействия с другими подразделениями, в частности - с производственным отделом.

Кроме того, это составная задача, которая включает в себя локальные задания и внутрикорпоративные запросы:

 

Список запросов и заданий к задаче:

В случае запроса к другому лицу компании, этот человек получит соответствующее сообщение на е-мейл, а также данный запрос будет присутствовать в списке его личных заданий системы.

 

Выполнение Задачи№4 "Подготовка информационных материалов для клиентов"

Творчество в этой задаче ограниченно внутрифирменными решениями. Поэтому сам вопрос информационных материалов мы здесь рассматривать не будем.

Но рассмотрим вопрос сохранения оригинал-макетов и другой информации по рекламным материалам.

Для этих целей в систему управления компанией встроено файлохранилище с системой оперативного документооборота, имеющая гибкую возможность ограничения доступа.

В частности, можно создать  виртуальную папку  для отдела продаж в которой можно хранить и обмениваться различными документами, включая оригинал-макеты реклмных материалов:

 

Выполнение Задачи№5 "Встречи с клиентами"

Ну наконец-то начинается самая интересная работа менеджера!

Менеджер, руководствуюясь своим графиком звонков и встреч, осуществляет последовательные встречи с потенциальными клиентами.

 

Соответственно, результаты заносятся в систему.

 

Выполнение Задачи№6 "Предварительный план выполнения клининговых работ"

На основе предварительных договоренностей с клиентами, менеджер составляет предварительный план выполнения заказов.

Проработка такого плана должна осуществляться совместно с производственным отделом, т.к. работы должны выполняться с реальной, а не "желаемой" производительностью, в расчетные сроки и не должно быть накладок, т.к. выполнение одновременно нескольких работ не всегда бывает возможным. Важно также учитывать и то, что не всегда рабочие могут уложиться в расчетное время, в том чиле и по независящим от них причинам, таким как погода, отсутствие электроэнергии, проблемы с доступом на объект и т.д.

Для подобной оценки загрузки система имеет визуальный сетевой график (диаграмма Ганта), предназначенный для управления расписанием прокта:

Для того, чтобы открылось такое окно, нужно нажать в правом углу окна открытого проекта ссылку "Задачи"

 

Выполнение Задачи№7 "Заключение договоров"

Не будем здесь вдаваться в подробности договорной документации, т.к. это отдельная большая тема.

Но вполне удобно будет воспользоваться встроенной системой документооборота, где из папки "Образцы документов" можно взять образец договора, заполнить его и направить на утверждение руководителю. А затем, копию подписанного сторонами договора со всеми приложениями поместить, например, в папку "Договорная документация" с доступом для ограниченного круга лиц.

 

 

Итак, Задача№7 выполнена, а значит, что:

- Договоры подписаны,

- График работ мобильной бригады составлен,

- Начинается приход денег от клиентов.

Поставленная задача выполнена!

Так обычно думают менеджеры по продажам. Но не тут то было!

Во-первых, в описанном примере был пропущен существенный "кусок" работы менеджера: "Преддоговорная работа". Которая включает в себя сбор детальной информации об объекте, составление развернутого коммерческого предложения и много еще чего, о чем в дальнейшем стоит поговорить отдельно.

Во-вторых, менеджер не должен "бросать" объект и клиента после заключения договора. Он ОБЯЗАН сделать еще много работы, о которой будет рассказано далее.